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皆さんの会社には社員旅行はありますか?

日ごろ忙しくてなかなか旅行へ行く機会がないという方も社員旅行なら、業務ではないけれど仕事の一環という名目で旅を楽しむことができますね。

社員旅行には多くのメリットがあります

社員個人としては、非日常の体験が知見を広め、良い気分転換にもなること。

また会社としては、社員同士が団結力を強める機会を提供することで会社の成長を期待できることなどが挙げられます。

わたしの初めての社員旅行は韓国、3泊4日の旅でしたが、やはり未知の場所へ足を踏み入れる感動がありました。また入社して間もない時期だったこともあり、他の社員と仲良くなれる良いきっかけになったのを覚えています。

しかし特に今回初めて社員旅行を計画しているという会社の場合、最初に気になるのがお金のこと。

当然仕訳するのも初めてになるわけで、移動にかかるのは交通費?食事するときは交際費?宿泊は?そもそもどこまで経費になるの?など、あれこれとわからないことが出てきますよね。

そこで今回は、自分で帳簿をつけている社長や経理を任されている方に向けて、

・社員旅行って経費で落とせるの?条件は?仕訳はどうなる?
・パートやアルバイトさんを経費で参加させる事は出来る?
・社員旅行に家族を同伴させる時はどう扱えば良い?
・まとめ

これらの疑問についてお答えします。

旅行に行った後に「どうやらこれは経費にならないようだ」と後悔しないためにも、まずは基本事項をおさえて、適切な処理を行ってくださいね。

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 社員旅行って経費で落とせるの?条件は?仕訳はどうなる?

会社が負担する社員旅行は原則として経費で落とせます

勘定科目はまとめて「福利厚生費」です。

ただし税務上、福利厚生費として経理処理するには一定の条件があります

要件に該当しない場合、社員の給料としての扱いになり課税の対象となります。

以下の3点に注意して下さい。

1.全社員の半数以上が参加すること

希望制も含め、参加者を限定する場合には福利厚生費の扱いになりません

たとえば役員のみでの慰安旅行は役員報酬となり、自己都合で参加しなかった社員に相当の金銭が支払われる場合は、給料の一部として処理されます。

また取引先との旅行は交際費として処理する必要があります。

ただし店舗ごと、工場ごとなどで実施する場合は、それぞれの職場ごとの対象人数の半数以上であれば認められます。

2.旅行期間が4泊5日以内であること

国内旅行は4泊5日以内、海外旅行の場合は現地での滞在日数が4泊5日以内との制約があります

この日数を超えると社会通念上の一般的な旅行ではないとみなされ、超過分だけではなく旅行全体が課税の対象となります。

ただし業務を行うために必要な研修目的や取材目的など、社員旅行が仕事を兼ねている場合には、この限りではありません。

3.旅行にかかる費用(会社負担)が高額でないこと

税務上明確な金額はありませんが、会社の負担額が大きすぎる場合には経費として計上できない可能性があります。

費用は社会通念上正常な範囲内(目安として、1人あたり10万円以内)とされています。

3点すべてを満たしている場合、会社が全額負担する場合の社員旅行の仕訳は、借方「福利厚生費」、貸方「現金、当座預金など」で処理できます。

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パートやアルバイトさんを経費で参加させる事は出来る?

社員旅行に参加できるのは正社員だけという決まりはありません。

パートやアルバイトであっても参加することができますし、正社員と同様に経費として計上することができます。

 

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また福利厚生としての社員旅行には先に述べたように「社員の半数以上の参加」という制約がありますが、アルバイトやパート社員が多い場合にはどこまで参加対象となるのか?迷うところだと思います。

一般的には税務上の明確な制約はなく、福利厚生を適用する対象の範囲を会社が規定し、この規定に則って旅行参加者を決めることができます。

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社員旅行に家族を同伴させる時はどう扱えば良い?

家族が参加する社員旅行は社会通念上一般的とはいえず、同伴可能な場合であっても家族の分の旅費は福利厚生費にはなりません

福利厚生費はあくまで従業者に適用されるものなので、従業者の家族の旅費は原則として各々の負担となり、別途徴収が必要となります。

会社が負担する場合でもその費用は社員の給料(賞与)としての扱いになり、課税の対象となります。注意しましょう。

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まとめ

社員旅行を経費にするには、社員の半数以上の参加4泊5日以内の期間設定旅費の予算を1人10万円以内に納めること

アルバイトやパート社員は、正社員と同様に経費で参加することが出来ますが、従業者の家族が同伴する場合には家族の旅費は経費にはならないこと。

以上の点に注意して、旅行のプランを立てましょう。それでは楽しい旅になりますように!

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