歓送迎会の幹事になった人のための、段取りの流れ。挨拶やお礼メール。

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この記事の所要時間: 331

春は新入職者や退職・異動の多い時期ですね。

歓送迎会をする職場も多いのではないでしょうか?

今回の歓送迎会、幹事になったのはいいけれど何をしたらいいの?とお悩みの方もいるかと思います。

そんなとき、まず何をしたらいいのかの段取りが分かっているだけでも、気持ちが楽になりますよね。

そこで今回は、

・歓送迎会の幹事になったら、まず何をしたらいいの?
・全部一人でするのは無理!誰に何を頼む?
・幹事は当日何時に行ったらいいの?集金はいつする?
・歓送迎会当日の流れ。終わった後にやること
・まとめ

 

についてまとめてみたいと思います。

 

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歓送迎会の幹事になったら、まず何をしたらいいの?

まず、はじめにしなければならない事、それはお店の予約です。

なぜかと言いますと、歓送迎会はどこの会社も同じような時期にしますので、うかうかしているとあっという間にお店が埋まってしまいます。

人数を考えてから…などと順番を間違えてしまうと、予約できるお店がない!と大慌てする羽目に。

幹事になることが決まった場合、幹事経験者の方にお店を聞いたり、ネットでお店の評判を調べてお店を予約しましょう。

そうはいっても、人数が分からないと…と思われることでしょう。

予約する際に、人数の変更がいつまで可能か、急に減った場合のキャンセル料の有無などを確認しておけば、柔軟に対応できますね。

早めに予約しておくと、臨機応変に対応してくれるお店を探しやすいですよ。

 

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全部一人でするのは無理!誰に何を頼む?

進行の全てを幹事がすることはできません。

上司に乾杯のあいさつ等をお願いする必要がありますし、会計まで手が回らない!ということでしたら会計係、人数の把握や招待状を出す手伝いをしてくれる人など、手分けしてできそうな事があれば他の人にお願いするのも大切です。

 

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当日、一人でバタバタしてしまうより、予め周囲に助けを求められるような段取りをしておくとことも必要ですね。

 

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幹事は当日何時に行ったらいいの?集金はいつする?

当日は、上司の席順や、場所の案内、アレルギー対応の確認などお店との最終打ち合わせ…とやることは山ほどあります。

開始ぎりぎりに行くのでは準備が全くできませんので、大体30分~1時間前に到着して段取りを始めておくことをお勧めします。

また、当日司会などで集金をすることが難しい場合、会計係をお願いしておくのも手です。

もし会計係を頼めない場合は事前に集金しておくなど、できるだけ当日の仕事が少なくなるようにしておきましょう。

 

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歓送迎会当日の流れ。終わった後にやること 

当日は、

1.開始のあいさつ

2.幹事からのあいさつ

3.上司からの乾杯のあいさつ

4.会食開始、歓談

5.新入職者の紹介・挨拶

6.退職者・異動者の紹介・挨拶

7.退職者・異動者へのプレゼント・花束の贈呈

8.締めのあいさつ

9.二次会があれば二次会の案内

というような流れで進めて行くと良いと思います。

乾杯のあいさつは、一番地位の高い上司、締めのあいさつは二番目に地位の高い上司にお願いしたなど、誰に何をお願いしておいたのかは、まとめておけば当日慌てずにすみますね。

事前の集金が出来なかった場合は、終了前に集金しておくのを忘れないようにしましょう。

また、二次会がある場合、参加者を数え会場に案内する、タクシー利用者のタクシーを呼ぶ、忘れ物が無いかの確認など、終了後もやらなければいけないことが沢山あります。

こういったことも、事前に手分けして行うようにするとスムーズに進めることができますね。

また、歓送迎会のお礼メールは翌日の朝一番か、お昼頃までには出すようにしておきましょう。

 

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まとめ

幹事はやることが多く、損に感じる方もいるかもしれません。

ですが、お店によっては幹事が無料のサービスがあるなど得することもあります。

また、幹事をスムーズに進めることで、仕事も出来る人間だと思われることもありますので、幹事になった際は頑張っておいて損はないと思います。

そうはいっても大変なことが多いですので、一人で抱え込まず、手分けできるよう周囲とのコミュニケーションが大切ですね。

 

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